Google Spaces adalah langkah terbaru perusahaan untuk memenangkan tim kecil, perusahaan rintisan, dan organisasi. Alih-alih membuat aplikasi terpisah, Google membangun Spaces ke dalam web Gmail. Spaces dapat diakses melalui Gmail dan Google Chat seluler, desktop, dan Chromebook teratas. Anda dapat membuat sekelompok orang, berbagi file, menetapkan tugas, dan berkolaborasi secara lancar dengan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Mari siapkan ruang dan periksa dalam tindakan.
Apa itu Google Spaces?
Tahun lalu Google mengumumkan pengintegrasian obrolan, file, tugas, dan layanan Google lainnya di bawah Gmail dalam perubahan besar. Dengan desain ulang terbaru, Gmail tidak terbatas untuk mengirim atau menerima email. Ini adalah ruang kerja terintegrasi untuk membuat ruang baru untuk berbagai topik dan diskusi, berbagi file, dan menulis panggilan grup Google Meet tanpa meninggalkan tab Gmail.
Sebelumnya dikenal sebagai KamarSpaces memungkinkan Anda mengundang dan mengobrol dengan anggota tim, berkolaborasi di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, membuat panggilan Meet cepat, dan meningkatkan produktivitas grup.
Cara membuat ruang baru
Meskipun Google Spaces tersedia di web dan platform seluler, pengalamannya paling cocok di desktop. Kami akan menggunakan web Gmail untuk membuat dan mengelola ruang baru.
- Buka Gmail di web.
- Pilih Spasi dari bilah sisi kiri.
- Klik Ruang baru tombol di pojok kiri atas.
- Pilih Ciptakan ruang.
- Tambahkan emoji ke ruang Anda, beri nama, tulis deskripsi, dan undang anggota dengan ID Gmail mereka ke grup.
- Pilih Membuat.
Ruang baru Anda siap digunakan di Gmail. Setelah anggota yang Anda undang bergabung ke ruang, Anda dapat memeriksa daftar dari Nama ruang > Lihat anggota menu. Anda dapat memeriksa pengelola ruang dan undangan yang tertunda dari menu yang sama.
Anda dapat mengklik nama ruang di bagian atas dan memilih Tambahkan orang dari menu drop-down untuk mengundang lebih banyak anggota ke percakapan.
Tetapkan pedoman Google Spaces
Setelah Anda membuat Google Space baru dan mengundang anggota, Anda harus menetapkan pedoman ruang untuk menetapkan ekspektasi seputar cara anggota mendapatkan hasil maksimal dari obrolan ini.
- Buka Spaces di Gmail (periksa langkah-langkah di atas).
- Pilih ruang apa saja dan perluas dari atas.
- Pilih Lihat detail ruang.
- Klik Sunting ikon (terlihat seperti pensil).
- Masukkan pedoman Google Spaces untuk ruang tersebut dan klik Menyimpan. Anda dapat menetapkan panduan hingga 5.000 karakter. Itu harus cukup untuk sebagian besar.
Cara mengelola notifikasi Google Spaces
Pemberitahuan yang sering sepanjang hari dapat mengganggu alur kerja Anda saat Anda memiliki lusinan anggota tim dalam satu ruang. Anda dapat men-tweak pengaturan notifikasi untuk ruang tertentu.
- Membuka Spasi di web Gmail (lihat langkah-langkah di atas).
- Pilih ruang tempat Anda mendapatkan notifikasi yang tidak relevan secara konstan.
- Klik nama ruang di bagian atas dan buka Notifikasi.
- Pilih tombol radio di samping Beri tahu lebih sedikit untuk mendapatkan lansiran hanya untuk menyebutkan.
Anda juga dapat memilih Notifikasi mati dan nonaktifkan semua peringatan dari ruang. Jika Anda mengatur status Anda ke Jangan ganggu dari menu atas, Google Spaces membisukan semua notifikasi.
Cara menggunakan fitur chat Google Spaces
Ruang Google dikemas dengan fitur berguna untuk tetap berhubungan dengan anggota tim. Anda dapat mengklik A di menu obrolan untuk mengaktifkan opsi editor teks kaya seperti tebal, miring, garis bawah, warna untuk menunjukkan detail, poin-poin, dan coretan. Google juga mengintegrasikan menu emoji dan GIF untuk menambah kesenangan pada percakapan yang membosankan.
Anda dapat mengklik + ikon di samping menu chat untuk berbagi file Google Dokumen, Slide, atau Spreadsheet dari akun Drive Anda. Anda harus memilih Membagikan menu untuk mengirim file lokal dari PC atau Mac Anda ke percakapan grup. Kemampuan untuk menyelenggarakan rapat video grup dari menu yang sama juga merupakan tambahan yang bagus.
Spaces juga memungkinkan Anda berbagi reaksi emoji terhadap pesan dan opsi teruskan untuk menyimpan pesan ke kotak masuk Gmail Anda.
Buat undangan kalender di Google Spaces
Anda dapat membuat undangan kalender dari Google Spaces. Anda tidak perlu membuka Google Kalender di tab lain untuk mengelola acara.
- Pergi ke Spasi tab di Gmail dan pilih ruang Google yang relevan.
- Buka Mengobrol menu dan klik + di dasar.
- Pilih Undangan kalender untuk membuka Kalender Google di menu samping. Perangkat lunak secara otomatis membuat acara satu jam dengan semua anggota Space.
- Anda juga dapat menambahkan lebih banyak tamu ke acara tersebut. Klik Simpan & bagikandan Anda baik untuk pergi.
Cara mengelola riwayat pesan Google Spaces
Anda dapat menghapus riwayat obrolan tim secara otomatis setelah 24 jam. Opsi ini memungkinkan Anda untuk menghapus pesan yang tidak perlu dari percakapan.
- Buka Google Spaces dari sidebar Gmail (lihat langkah-langkah di atas).
- Klik nama ruang di bagian atas dan pilih Matikan riwayat dari menu tarik-turun.
- Pesan yang dikirim dengan riwayat nonaktif akan dihapus setelah 24 jam.
Anda dapat mengembalikan perubahan dari menu yang sama.
Cara menyematkan Spasi penting
Tidak seperti Slack atau Microsoft Teams, Anda tidak dapat membuat saluran berbeda di bawah organisasi yang sama. Anda harus membuat ruang baru untuk percakapan atau topik yang berbeda dan mengundang anggota lagi. Saat Anda menangani banyak tim di seluruh dunia, Anda mungkin memiliki lusinan ruang untuk dikelola di Gmail. Anda harus menyematkan ruang penting di bagian atas agar tidak melewatkan pesan.
- Pergi ke Spasi tab di Gmail (periksa langkah-langkah di atas).
- Pilih nama ruang di bagian atas dan klik Pin.
- Ulangi hal yang sama untuk semua ruang yang diperlukan di Gmail.
Cara menetapkan tugas di Spaces
Ada dua cara untuk menetapkan tugas ke anggota tim di ruang. Anda dapat menetapkan tugas dari menu Obrolan atau berpindah ke tab Tugas.
- Arahkan kursor mouse ke atas pesan dan pilih Lagi menu (ikon tiga titik).
- Pilih Buat tugas ruang.
- Tambahkan tanggal, pilih waktu, dan pilih anggota tim.
- Pindah ke Tugas tab dan tetapkan to-dos.
Tugas yang Anda tetapkan muncul di bawah Tugas Saya di aplikasi Google Tasks di web dan seluler.
Cara mengaktifkan dan menggunakan Google Spaces di ponsel Anda
Jika Anda ingin menggunakan Google Spaces di ponsel cerdas, Anda harus mengaktifkan Chat di Gmail pada perangkat seluler untuk menggunakan tab Chat dan Spaces. Ini berfungsi di aplikasi Google Chat untuk Android serta aplikasi iOS di App Store untuk pengguna iPhone. Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Luncurkan Gmail di ponsel Anda.
- Ketuk menu hamburger di pojok kiri atas dan buka Pengaturan.
- Pilih akun Gmail Anda.
- Di bawah Umum menu, aktifkan tanda centang di samping Mengobrol.
Anda juga dapat mendownload aplikasi Google Chat terpisah dari Play Store untuk memeriksa percakapan dan space Anda.
Keluar dari Google Space
Setelah Anda mencapai tujuan membuat ruang, Anda dapat meninggalkannya. Lagi pula, Anda tidak ingin berakhir dengan beberapa ruang yang tidak relevan di Gmail.
Gunakan browser web untuk keluar dari Google Spaces
- Buka Spaces di Gmail (periksa langkah-langkah di atas).
- Klik menu kebab (ikon tiga titik) di sebelah spasi dan pilih Meninggalkan.
- Konfirmasikan keputusan Anda.
Gunakan aplikasi seluler untuk keluar dari Google Spaces
- Buka Gmail di ponsel Anda.
- Pindah ke Spasi tab.
- Ketuk lama pada ruang dan pilih Meninggalkan.
Jaga produktivitas tim Anda
Kami berharap dapat melihat bagaimana Google meningkatkan Spaces dengan pembaruan di masa mendatang. Pengguna seluler harus mengaktifkan hal yang sama di Gmail alih-alih berurusan dengan aplikasi lain. Omong-omong, Gmail adalah klien email kaya fitur di Android. Lihat panduan khusus kami untuk mempelajari tips dan trik Gmail terbaik.
