Google Workspace adalah sekumpulan alat produktivitas dan kolaborasi untuk tempat kerja. Google menawarkan paket untuk bisnis dan organisasi dari semua ukuran, mulai dari solopreneur individu hingga perusahaan global besar. Google juga menawarkan Google Workspace for Education, serangkaian layanan dan alat Google untuk sekolah K-12, koperasi sekolah rumah, dan institusi pendidikan tinggi.
Sebelumnya G Suite, Google Workspace adalah versi Google dari Microsoft 365 Business. Google Takeout adalah fitur gratis yang memungkinkan migrasi data dari Google ke platform lain seperti Microsoft 365 atau dari satu akun Google Workspace ke akun lainnya. Ini juga menawarkan opsi untuk mentransfer data ke beberapa layanan penyimpanan cloud lainnya atau mengunduhnya langsung ke komputer.
Data apa yang dapat dimigrasikan atau diekspor oleh Google Takeout?
Takeout dapat mentransfer data dari 54 produk Google langsung ke layanan penyimpanan cloud lainnya, seperti OneDrive, Box, atau Dropbox. Anda juga dapat mentransfer data Anda ke akun baru atau Google Drive Anda yang dikaitkan dengan akun Gmail pribadi Anda jika Anda ingin terus menggunakan layanan Google. Jika Anda lebih suka mengunduh data Anda, Anda dapat menggunakan Buat ekspor opsi untuk mengarsipkan data ke dalam file ZIP dan mengunduhnya ke penyimpanan lokal Anda.
Meskipun Google Workspace memiliki alat Ekspor Data khusus yang serupa dengan Google Takeout, alat ini hanya dapat diakses oleh administrator super melalui konsol admin. Admin biasanya menggunakannya untuk mentransfer data pengguna, seperti mantan karyawan, dari satu akun ke akun lain yang sudah ada di organisasi yang sama. Anda juga dapat melakukannya dengan Google Takeout melalui ekspor dan impor.
Google Takeout juga memungkinkan pengguna mengunduh atau memigrasikan data mereka secara langsung, tetapi opsi untuk menggunakan aplikasi harus diizinkan oleh administrator. Jika Anda tidak melihat opsi untuk mengekspor data, minta admin untuk mengubah izin dan mengizinkan Anda mengakses.
Kami berfokus pada penggunaan Google Takeout untuk memigrasikan data Anda dari Google Workspace, bukan alat Ekspor Data.
Cara memulai migrasi Google Workspace Anda
Sebelum memulai, pastikan Google Takeout adalah pilihan yang tepat untuk Anda. Jika Anda hanya ingin mentransfer atau mendownload sedikit data dari satu aplikasi Google seperti Google Drive, pertimbangkan untuk memindahkan file drive Anda secara manual. Akan lebih mudah untuk mencegah kehilangan data dan memastikan Anda menyimpan opsi seperti berbagi izin dan riwayat revisi.
Google Takeout adalah opsi yang lebih baik saat Anda ingin memigrasikan data Google Drive yang disimpan di beberapa folder atau data dari berbagai produk Google seperti Gmail, Google Foto, Google Chats, dan Google Play Store. Pertama, Anda akan memutuskan data apa yang Anda inginkan dan format file yang Anda inginkan. Berbagai jenis file khusus Google, seperti Google Spreadsheet atau Dokumen, memungkinkan Anda mengekspor ke format file lain seperti Microsoft Excel dan DOCS atau ke format yang lebih universal seperti PDF dan CSV.
- Login ke akun Google Anda menggunakan akun Gmail atau Google Workspace, lalu buka takeout.google.com.
- Anda mungkin tidak ingin mendownload data dari setiap produk Google. Klik Batalkan pilihan semua lalu centang kotak di samping data yang ingin Anda ekspor atau migrasikan.
- Layanan yang menawarkannya memiliki tombol bertuliskan Berbagai format. Klik ini untuk memastikan file Anda dalam format yang Anda inginkan. Anda hanya dapat memilih satu format untuk setiap jenis file. Misalnya, Google Documents dapat diekspor sebagai PDF atau DOCX, bukan keduanya.
- Saat Anda menggulir ke bagian bawah daftar dan memilih data yang ingin diekspor, pastikan data Anda siap untuk ditransfer sebelum mengklik Langkah berikutnya.
Jika Anda hanya memiliki sedikit data atau yakin data Anda siap untuk diekspor, lewati ke Pilih untuk mentransfer atau mengunduh data Anda Google Ambil. Google Takeout tidak sempurna, dan sebaiknya baca terus untuk memastikan data Anda sudah siap sebelum memulai transfer. Ini terutama berlaku untuk data yang Anda miliki di Google Drive.
Cara menyiapkan data Google Drive Anda untuk migrasi Google Workspace
Ekspor data Google Drive Anda kemungkinan besar akan menjadi sakit kepala terbesar Anda jika Anda tidak meluangkan waktu untuk menyiapkan data terlebih dahulu. Meskipun file asli tetap berada di Google Drive saat Anda melakukan ekspor, ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui sebelum mengekspor.
- Perubahan terkini tidak disertakan dalam arsip unduhan Anda. Rencanakan hari untuk mengekspor data Anda. Pilih waktu saat Anda tidak membuat perubahan antara saat Anda meminta unduhan dan saat arsip dibuat. Ini biasanya dalam 24 hingga 48 jam tetapi bisa memakan waktu berhari-hari untuk menyelesaikannya.
- Buat folder di Drive Saya khusus untuk data yang sedang Anda kerjakan. Dengan cara ini, Anda dapat menjamin bahwa Anda mengunduh semua perubahan yang Anda buat nanti karena semuanya ada di satu tempat. Setelah menerima arsip ekspor Google Takeout, Anda dapat mengunduh folder langsung dari Google Drive.
- Ambil tangkapan layar dari struktur folder Anda. Folder besar dapat dibagi menjadi beberapa file ZIP dalam unduhan Anda, dan Anda harus menggabungkannya secara manual. Memetakan data Anda dan memiliki struktur folder membuat tugas Anda lebih mudah.
- Periksa file dan folder Anda izin. Anda diberikan akses ke file bersama yang dibatasi melalui akun yang awalnya digunakan oleh orang yang berbagi. Ini tidak ditransfer ke akun baru, dan Anda akan kehilangan akses ke banyak data jika Anda menghapus akun Google Anda setelah memigrasikan data Anda. Jika Anda tidak dapat meminta akses ke akun baru Anda, periksa Dibagikan dengan saya dan pilih Drive bersama Anda, lalu unduh atau transfer file yang ingin Anda akses secara manual.
- Salin file yang ingin Anda ekspor Drive Saya. Sebelum meminta arsip, pastikan semua yang ingin Anda ekspor sudah ada Drive Saya. Jika file ada di Dibagikan dengan saya dan bukan di Drive Saya, file tersebut tidak akan disertakan dalam arsip Anda.
Jika Anda tidak dapat mengambil kepemilikan atas file bersama dan tidak dapat meminta akses lagi, Anda dapat menyimpan file tersebut dengan mengunduhnya secara manual atau mengekspornya dalam format file lain seperti PDF. Sebagai alternatif, Anda dapat membuat salinan file tersebut karena file yang disalin akan menjadi milik Anda dan tidak lagi dibagikan. Jika semuanya gagal dan itu adalah dokumen atau spreadsheet, gunakan fungsi salin dan tempel dan salin ke Dokumen atau Lembar baru.
Masalah lain yang perlu dipertimbangkan saat menggunakan Google Takeout
Label di Gmail tidak diekspor dalam format header yang dikenali klien email lain. Mereka disimpan sebagai header X-Gmail-Labels, yang dapat terlihat berantakan bahkan jika Anda mengimpor email Anda ke akun Gmail yang berbeda. Jika Anda memiliki banyak label dan sublabel, Anda mungkin ingin mengkonsolidasikannya dan membuang sublabelnya. Opsi lainnya adalah menggunakan opsi Penerusan dan POP/IMAP di menu Setelan Gmail Anda.
Google Sites, Google Formulir, Google Analytics, dan produk Google lainnya tidak dapat dimigrasikan menggunakan Google Takeout. Misalnya, Anda harus memindahkan properti Google Analytics dari satu akun ke akun lainnya. Beberapa fitur dalam produk Google yang didukung Takeout tidak dapat ditransfer, seperti tautan Google Meet, tautan konferensi video dan audio di acara, dan pengingat di Google Kalender. Anda mungkin kehilangan metadata untuk beberapa file yang dibuat dengan produk Google.
Ukuran file yang Anda pilih untuk ekspor arsip penting untuk dipahami. Ekspor yang lebih besar dari ukuran file yang dipilih dibagi menjadi beberapa file. Misalnya, jika Anda mengekspor 50 GB data Google Drive dan memilih 2 GB, Anda akan menerima 25 file ZIP. Jika Anda memiliki folder di Google Drive yang lebih besar dari 2 GB, file di dalam folder tersebut akan dibagi menjadi beberapa file ZIP, dan Anda harus menyatukannya kembali.
Jika Anda memiliki file yang lebih besar dari 2 GB (seperti video 4k, misalnya), pilih ukuran file yang lebih besar. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dengan ukuran file yang lebih besar adalah beberapa drive eksternal memiliki batasan ukuran file yang dapat Anda transfer ke drive tersebut. Ini bisa menjadi perhatian jika Anda berencana untuk menyimpan data Anda di drive eksternal dan membiarkannya terkompresi dalam format yang Anda unduh. Beberapa hard drive eksternal lama, flash driveDan kartu SD juga memiliki batasan ukuran file 4GB saat diformat dalam Fat32.
Pilih untuk mentransfer atau mendownload data Anda di Google Takeout
Data Anda sudah disetel dan siap untuk diekspor, dan Anda siap untuk mengambil langkah selanjutnya, jadi klik itu Langkah berikutnya tombol. Di sinilah Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan dengan data itu.
- Google Takeout meminta Anda melakukannya Memilih jenis berkasfrekuensi & tujuan. Tujuan default adalah Kirim link download melalui email. Dengan opsi ini, Anda akan mengunduh file dan mengunggahnya ke tujuannya.
- Anda juga dapat meminta Google mentransfer data Anda ke Google Drive lain atau layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox, OneDrive, atau Box atas nama Anda. Jika tujuannya adalah salah satu dari layanan ini, klik menu drop-down untuk memilihnya.
- Meninggalkan Ekspor sekali dipilih untuk Anda Frekuensiatau pilih ekspor otomatis setiap dua bulan selama satu tahun.
- Pilih Anda Jenis file & ukuran. Kecuali Anda terbiasa dengan file TGZ, Anda dapat membiarkan file zip default dipilih. Klik menu drop-down yang mengatakan 2GB untuk memilih ukuran file. Kami akan memilih 10GB untuk menutupi file besar seperti video 4K.
- Klik Buat ekspor tombol. Anda akan melihat pesan kemajuan ekspor dari Google dan menerima email konfirmasi saat ekspor selesai.
Jenis file dan opsi ukuran file terbatas, dan Anda mungkin ingin menggunakan tipe file arsip ZIP default kecuali Anda terbiasa dengan arsip file TGZ. Perangkat lunak tambahan diperlukan untuk membuka file TGZ di komputer Windows, tetapi ukuran file yang lebih besar tidak memiliki batasan tambahan seperti file ZIP.
Arsip file ZIP memiliki keunggulan karena dapat dibuka di hampir semua komputer tanpa perangkat lunak tambahan. Saat Anda memilih ukuran file yang lebih besar dari 2GB, file tersebut dikompresi menggunakan zip64, yang mungkin tidak berfungsi secara native dengan sistem operasi yang lebih lama. Beberapa aplikasi pihak ketiga dapat digunakan untuk membuka kompresinya, tetapi aplikasi tersebut tidak terpasang di dalam sistem operasi.
Solusi migrasi data untuk bisnis kecil (dan bisnis besar juga!)
Google Takeout dapat menjadi solusi yang layak untuk memigrasikan data Anda dari Google Workspace jika Anda tidak memiliki bisnis atau institusi besar. Namun jika Anda memiliki banyak karyawan dan banyak data untuk disimpan di produk Google, Anda harus menggunakan alat ekspor admin. Google Takeout bisa sangat membantu individu atau bisnis kecil yang tidak memiliki profesional TI.
Selama Anda mempersiapkan diri sebelum memulai ekspor, Anda akan senang bahwa Google Takeout sangat mudah. Saat mengunduh atau mentransfer data Anda itu mudah, bagian yang sulit adalah menyatukannya kembali.
